Organización y administración de la práctica deportiva ¿Cómo se organiza un evento deportivo?

Organización y Planeación

La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un certamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros         .

En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del certamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.

En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.

Presupuesto

La construcción lógicamente en la primera vez del presupuesto debe sujetarse a cotizaciones y calidad de servicio se aconseja tomar en cuenta los imprevistos en porcentajes que van del 25 % sin base de años anteriores y 5 % en base del año anterior esto como experiencia propia.

Los Ingresos como una de las dos partes importantes del Presupuesto consta de la entrada de dinero por:     
• Inscripciones 
• Concesionarios         
• Porcentaje de Ventas
• Stans
• Publicidad

Organigrama

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

-Desempeña un papel informativo.

-Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total del evento deportivo

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

-Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

-Debe contener únicamente los elementos indispensables

Necesidades de Material y Equipo

Los materiales y equipamiento tienen una gran importancia ya que para el desarrollo del evento deportivo se necesitan forzosamente. Estos materiales son para todas las competiciones en general, pero también hay que tener equipo especializado para el deporte que se vaya a realizar.

Los materiales y equipamiento pueden ser:

·         Pancartas

·         Display

·         Cinta valizadora

·         Carpas

·         Megafonía

·         Teléfonos fijos y móviles

·         ordenadores

·         Material de oficina

·         Vallas

·         Podium

·         estacas

·         Fotocopiadoras

·         Cámaras de vídeo y fotos

·         Cinta métrica

·         Pizarra

·         Cronómetros

·         Mesas/sillas

·         Silbatos

·         Camisetas

Jueces

Las personas que participan en el desarrollo de estos eventos son:

Un director deportivo, un director de juzgamiento, los árbitros, los jueces auxiliares y los deportistas.

El director deportivo se encarga de verificar que tanto el escenario como los implementos de competición estén en condiciones adecuadas para la práctica deportiva, coordina y vigila el desarrollo general del evento.

El director de juzgamiento es el encargado de coordinar a los árbitros y jueces auxiliares que se requieren en cada una de las partidas, controla el desempeño de los mismos en todo el evento y verifica el correcto diligenciamiento de las planillas de control de las partidas.

Los árbitros se encargan de aplicar o hacer cumplir el reglamento de juego y deben estar debidamente uniformados según las normas de cada torneo o evento.

Los jueces auxiliares están encargados de diligenciar la planilla correspondiente y el marcador de cada partida, colaboran con el árbitro cuando éste lo requiera, especialmente en las decisiones de una jugada dudosa.

Comité de Honor y Justicia

La Comisión de Honor y Justicia tendrá la facultad de juzgar y sancionar las conductas antideportivas que cometan los entrenadores, auxiliares, responsables de delegación y competidores durante el desarrollo del evento deportivo.

Se integra por 5 miembros que serán nombrados por los asistentes a la junta previa; seleccionados por sus conocimientos en la materia, su trayectoria, buena conducta e imagen.

Los asuntos no previstos en la convocatoria deberán ser tratados con el comité organizador y en su caso, con el comité de honor y justicia del evento y serán resueltos de acuerdo a los lineamientos del evento.

Adecuación de Infraestructura

Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y   el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.           
Inversiones significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador.

Convocatoria.

Primero debes tener la convocatoria ya sea física (papel) o por otro medio radio, tv internet etc… en la que vas a invitar a participar a x equipos de cualquier deporte. Debes señalar día, fecha y lugar además de las categorías por edades o por equipos, de igual manera debes señalar que el reglamento estará regido por x asociación o grupo de jueces también debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos, medallas, etc..) también debes mencionar el día del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. Así como señalaras que habrá junta previa con los capitanes de los equipos para tal día.

Sistema de Competencia.

Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un ganador. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro.

Ceremonia de Apertura.

a)     Desfile y presentación de todos los equipos participantes en la competición (puede limitarse a una representación oficial de cada equipo). Cada equipo llevará su bandera y un miembro de la organización portará un letrero con el nombre del país

b)    Desfile y presentación (no nominal) de los Oficiales de la competición (puede limitarse a una representación de los mismos con uno por lo menos de cada estamento).

c)     Juramento de los atletas. Un jugador del equipo local lo efectuará en nombre de todos los atletas participantes. El texto del juramento, que en ningún caso puede ser cambiado, será el siguiente: "En nombre de todos los jugadores prometo tomar parte en el (nombre completo de la competición incluyendo el número ordinal de la misma) de acuerdo con sus reglas, aceptando todas las decisiones de los árbitros y oficiales y compitiendo con todas nuestras fuerzas para conseguir la victoria con deportividad, por la gloria del Béisbol internacional y el honor de nuestros equipos".

Desarrollo.

En esta parte es cuando comienza el evento como tal. Depende al deporte que sea se va a ir realizando. Cada uno de los puestos que fueron aprobados antes deberán realizar su trabajo de la mejor manera, como por ejemplo los jueces, árbitros, las delegaciones, etc

Todo lo antes planeado se manifiesta en esta parte así que si lo realizaste bien se notara a la hora de hacer la competición.

Premiación.

En esta ceremonia se le hace un reconocimiento a aquel competidor o equipo que haya logrado concluir el evento deportivo como el "mejor", según las reglas y  el sistema de competencia lo indique.

Proclamación de los tres primeras clasificados en las pruebas, ya sean individuales o colectivas; colocación en el podio de los tres deportistas o equipos; entrega de medallas correspondientes a cada clasificado.

Ceremonia de Clausura

Los ritos de la ceremonia de clausura del evento deportivo son una especie de inversión de los realizados en la de apertura. El comité de honor, pronuncia unas palabras y declara clausurado el evento. Dando hora exacta y dando crédito a los jugadores y organizadores del evento deportivo

La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio.

Memorias del Evento

De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento  escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones: inventario y distribucion de material, devolucion del material pretado, limpieza de circuitos, instalaciones, etc, agradecimientos y justificaciones.